הזמנה דחופה, חוזה שמחכה לחתימה, חשבונית שצריך לשלוח ללקוח - וברגע האמת המדפסת נתקעת, נגמר הטונר או שההדפסה יוצאת לא ברורה. השאלה איזו מדפסת למשרד מתאימה לכם אינה מסתכמת במחיר שעל המדף. בחירה נכונה צריכה להתחשב בכמות ההדפסות, במספר העובדים, בעלות התחזוקה ובפונקציות שבאמת יחסכו זמן עבודה.
מדפסת משרדית טובה אמורה לעבוד בשקט ברקע: להיות זמינה לכל הצוות, להדפיס באופן עקבי, לסרוק במהירות ולא להפוך להוצאה מפתיעה בכל החלפת מחסנית. לכן כדאי להתחיל מאפיון העבודה בפועל, ורק אחר כך להשוות מותגים, מפרטים ומחירים.
איזו מדפסת למשרד לפי היקף ההדפסה?
הנתון הראשון שצריך לבדוק הוא כמה עמודים המשרד מדפיס בחודש. לא צריך להגיע למספר מדויק לחלוטין, אבל הערכה מציאותית תמנע שתי טעויות יקרות: רכישת מדפסת ביתית שלא תעמוד בעומס, או השקעה במכונה גדולה ויקרה שהיכולות שלה לא ינוצלו.
למשרד קטן של אדם אחד עד שלושה עובדים, שמדפיס בעיקר הצעות מחיר, מסמכים, חשבוניות וטפסים, מדפסת לייזר שחור-לבן קומפקטית יכולה להיות בחירה יעילה מאוד. היא מהירה, הטקסט חד, ועלות ההדפסה לעמוד בדרך כלל נוחה יותר לאורך זמן לעומת מדפסת דיו בסיסית.
במשרד עם כמה עובדים שמדפיסים מדי יום, בדקו את מחזור העבודה החודשי המומלץ של היצרן. זהו היקף ההדפסה שהמדפסת מיועדת לו באופן שוטף, ולא רק המספר המרבי שהיא מסוגלת לבצע בתנאים חריגים. עדיף לבחור דגם עם מרווח נשימה מעל הצריכה הצפויה. אם אתם מדפיסים כ-2,000 עמודים בחודש, מדפסת שמיועדת בדיוק ל-2,000 עמודים עלולה להישחק מהר יותר ולעכב את העבודה.
לעסק פעיל עם מחלקות, עמדת קבלה או צורך בהדפסות רצופות, חפשו מגש נייר גדול, אפשרות להוסיף מגשים ומחסניות טונר בעלות תפוקה גבוהה. כאן מחיר הקנייה הראשוני חשוב פחות מהזמן והכסף שייחסכו במשך שנתיים או שלוש של שימוש.
לייזר או הזרקת דיו?
למדפסת לייזר יש יתרון ברור בהדפסת מסמכי טקסט רבים: מהירות גבוהה, חדות טובה ואמינות בעבודה משרדית שוטפת. היא מתאימה במיוחד למשרדי עורכי דין, רואי חשבון, חברות שירות, מרפאות ועסקים שמדפיסים בעיקר שחור-לבן.
מדפסת הזרקת דיו מתאימה כאשר צבע הוא חלק קבוע מהעבודה - מצגות, חומרי שיווק, תמונות, הדפסות גרפיות או מסמכים עם מיתוג. דגמי דיו עם מכלי דיו ניתנים למילוי עשויים להיות משתלמים במיוחד לעסקים שמדפיסים נפח צבעוני בינוני עד גבוה. מצד שני, אם המדפסת עומדת ללא שימוש תקופות ארוכות, דיו עלול להתייבש ולדרוש תחזוקה. עבור משרד שמדפיס מעט מאוד ורק מדי פעם, זו נקודה שכדאי להביא בחשבון.
מדפסת משולבת חוסכת ציוד ומקום
ברוב המשרדים, מדפסת בלבד אינה מספיקה. מדפסת משולבת כוללת בדרך כלל גם סורק ומכונת צילום, ולעיתים גם פקס. כאשר הצוות סורק חוזים, תעודות משלוח, קבלות או מסמכי לקוחות, הפונקציות האלו הופכות את המדפסת למרכז עבודה שימושי ולא לעוד מכשיר על השולחן.
אם יש צורך לסרוק מסמכים מרובי עמודים, חפשו מזין מסמכים אוטומטי. במקום להניח כל דף בנפרד על משטח הסריקה, מכניסים ערימה והמדפסת מעבירה אותה לבד. מזין דו-צדדי מוסיף יתרון משמעותי למשרדים שמטפלים בחוזים, טפסים ותיקים מודפסים משני הצדדים.
הדפסה דו-צדדית אוטומטית חשובה באותה מידה. היא מקטינה את צריכת הנייר, שומרת על סדר במסמכים ומונעת מהעובד לעמוד ליד המדפסת כדי להפוך דפים ידנית. בעסק שמדפיס מאות עמודים בחודש, ההבדל מצטבר במהירות.
שחור-לבן או צבע?
מדפסת שחור-לבן היא בדרך כלל הפתרון החסכוני ביותר כאשר רוב העבודה היא טקסט. גם אם מדי פעם צריך מסמך צבעוני, לא תמיד משתלם לשלם לאורך זמן על מדפסת צבעונית ועל ארבע מחסניות טונר. אפשר להגדיר מראש אילו מסמכים באמת דורשים צבע ולבחון אם השימוש מצדיק זאת.
לעומת זאת, משרד שמוציא הצעות ללקוחות, תוכניות עבודה, קטלוגים פנימיים או חומרי הדרכה ייהנה ממדפסת צבעונית. חשוב לבדוק לא רק את מחיר המדפסת, אלא גם את מחיר כל צבע ואת תפוקת המחסנית. מדפסת צבעונית זולה עם מחסניות יקרות עלולה להפוך לעסקה פחות טובה כבר אחרי כמה חודשים.
עלות ההדפסה חשובה יותר ממחיר המדפסת
המחיר בקופה הוא רק נקודת הפתיחה. העלות האמיתית מורכבת מטונר או דיו, נייר, חלקי תחזוקה, חשמל ולעיתים גם זמן עבודה שנאבד בגלל תקלות או החלפת מחסניות תכופה. לכן, לפני רכישה, בדקו כמה עמודים מחסנית מספיקה להדפיס ומהי עלות העמוד המשוערת.
אין צורך לחשב כל אגורה, אבל כדאי להשוות בין דגמים באותה קטגוריה. מחלקים את מחיר המחסנית במספר העמודים שהיא אמורה להפיק ומקבלים בסיס השוואה פשוט. בדקו גם אם קיימות מחסניות תפוקה גבוהה, ואם הן מתאימות לקצב העבודה שלכם. במשרד שמדפיס הרבה, טונר גדול ויקר יותר עשוי להיות משתלם בהרבה מטונר קטן שצריך להחליף לעיתים קרובות.
זמינות מתכלים היא שיקול מעשי לא פחות. מדפסת מצוינת לא תעזור אם קשה להשיג עבורה טונר, אם המחסנית אינה זמינה כשנגמרת באמצע יום עבודה, או אם זמן האספקה ארוך. עדיף לבחור דגם עם מתכלים נפוצים, אחריות ברורה ומקור רכישה אמין לציוד ולמחסניות.
התאמת המדפסת לסוג המשרד
לא כל עסק עובד באותו אופן. אלו ארבע דוגמאות שיעזרו למקד את הבחירה:
- משרד קטן שמדפיס חשבוניות ומסמכי טקסט צריך בדרך כלל מדפסת לייזר שחור-לבן, עם חיבור אלחוטי והדפסה דו-צדדית.
- משרד שירות עם קבלת קהל צריך מדפסת משולבת, מזין מסמכים אוטומטי וסריקה ישירות למחשב או לדואר אלקטרוני.
- משרד מכירות או שיווק צריך מדפסת צבעונית עם איכות טובה לגרפיקה, לצד עלות צבע סבירה בנפח ההדפסה הצפוי.
- עסק עם צוות גדול צריך מדפסת רשת מהירה, מגש נייר גדול, יכולת ניהול משתמשים וטונרים בתפוקה גבוהה.
חיבורים, רשת ואבטחה
חיבור USB מספיק למחשב אחד, אך הוא מגביל משרד שבו כמה עובדים צריכים להדפיס. חיבור רשת קווית מתאים למשרד קבוע שבו חשוב חיבור יציב, בעוד שחיבור אלחוטי מעניק גמישות למחשבים ניידים ולעמדות שמשנות מקום.
כדאי לבדוק שהמדפסת תומכת בהדפסה מטלפון ובמערכות ההפעלה שבהן משתמשים העובדים. עסקים רבים מגלים רק לאחר הקנייה שהמדפסת עובדת היטב עם מחשבי חלונות, אבל פחות נוחה למחשבי מק או לטלפונים. גם כאן, מפרט טכני ברור לפני הרכישה חוסך התעסקות בהמשך.
במדפסת שמחוברת לרשת הארגונית יש להתייחס לאבטחה. עדכוני קושחה, הגבלת גישה להגדרות, חיבור מוגן לרשת ואפשרות למחוק עבודות הדפסה מהזיכרון הם יתרונות חשובים, בעיקר בעסק שמטפל במידע רגיש. לא כל משרד זקוק לכל שכבות ההגנה, אבל לא כדאי להתעלם מהן רק מפני שמדובר במדפסת.
מה לבדוק לפני שמזמינים?
לפני החלטה סופית, ודאו שיש לכם תשובה ברורה על נפח ההדפסה החודשי, סוג המסמכים, הצורך בצבע, מספר המשתמשים והפונקציות הנדרשות. לאחר מכן השוו מהירות הדפסה, קיבולת מגש, הדפסה דו-צדדית, מזין מסמכים, חיבורי רשת, עלות מתכלים ותנאי אחריות.
אל תתפתו למפרט עמוס בפונקציות שלא תשתמשו בהן, אבל גם אל תחסכו בתכונה שתהפוך מהר מאוד לצוואר בקבוק. לדוגמה, סריקה אוטומטית אולי נראית מיותרת ביום הקנייה, אך למשרד שמקבל עשרות מסמכים בשבוע היא יכולה לחסוך שעות עבודה לאורך השנה.
ב-STO מחשבים אפשר לבחור מתוך מגוון מדפסות, ציוד היקפי ומתכלים בהתאם לצורך של משרד קטן או עסק בצמיחה. כשמשווים נכון בין מפרט, זמינות ועלות שוטפת, המדפסת מפסיקה להיות מקור לתקלות והופכת לכלי עבודה שפשוט עושה את העבודה.
Leave a comment
This site is protected by hCaptcha and the hCaptcha Privacy Policy and Terms of Service apply.